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Les 10 meilleures astuces de productivité pour les propriétaires de petites entreprises

Les 10 meilleures astuces de productivité pour les propriétaires de petites entreprises

L’efficacité dicte le succès ou l’échec d’une entreprise, mais une grande quantité de conseils sur la gestion du temps ne mènent nulle part. C’est pour cette raison que nous avons recueilli les 10 meilleures astuces de productivité appuyées par des recherches destinées aux propriétaires de petites entreprises. Nous vous donnerons un véritable aperçu des moyens de tirer le meilleur parti de cette précieuse ressource qu’est le temps.

Ces astuces misent sur une passion grandissante, une délégation plus futée et un choix d’objectifs qui augmentent votre efficacité. Vous découvrirez également pourquoi certains types de pauses de travail sont meilleurs que d’autres, et pourquoi faire le suivi de votre temps peut être un premier pas dans la bonne direction.

1. Tout est dans la passion

Qu’est-ce que 7 milliardaires, 13 athlètes olympiques, 239 entrepreneurs et 29 premiers de classe peuvent vous apprendre sur la productivité? Kevin Kruse, auteur à succès dans le New York Times, a interviewé toutes ces personnes ambitieuses et a retenu un thème commun : la passion.

« Si vous êtes passionné », dit Kruse, « vous êtes animés par un feu ardent. » Cela signifie que si vous avez quelques minutes de temps libre supplémentaires, vous les utiliserez pour vous rapprocher de votre but, au lieu de faire défiler les nouvelles ou de regarder des vidéos de chats sur Facebook.

Au bout du compte, ces quelques petites minutes s’additionnent. Impliquez aussi votre équipe en la mettant en charge de ses propres flux de travail. Vos employés seront plus efficaces et, en passant moins de temps à les guider, vous le serez aussi.

2. Embauchez un assistant virtuel

Il y a une bonne raison pour laquelle les assistants virtuels gagnent en popularité : ils sont efficaces. Une petite entreprise évolue au rythme des temps morts et des périodes occupées. Si vous embauchez des employés lors des périodes surchargées, vous serez à sec durant les périodes plus calmes.

L’embauche d’un excellent assistant virtuel est l’une des meilleures astuces de productivité au bureau qui soient. Votre assistant peut être votre bras droit numérique en vous permettant de vous acquitter de toutes les tâches obligatoires, mais sans valeur ajoutée.

Embauchez-en un pour quelques heures par semaine, et vous trouverez une avalanche croissante de tâches non spécialisées à lui confier. Vous réaliserez assez tôt son importance. « Comment ai-je bien pu être efficace auparavant? Ces petites tâches étaient si chronophages! »

Pour trouver un bon assistant sur lequel compter, nous déconseillons l’affichage de poste. Pensez plutôt à une personne que vous aimez, ou publiez une annonce dans votre groupe de réseautage ou sur des groupes d’assistants virtuels sur Facebook. Vous pouvez même regarder sur Fiverr. Demandez des références pour trouver la personne qui vous convient.

Au début, demandez à votre assistant de trier vos appels et vos courriels, de gérer les factures entrantes et sortantes, et d’effectuer de petites tâches répétitives qui n’ajoutent pas de valeur évidente pour vos clients. Étant donné qu’il s’agit d’une entente contractuelle payée à l’heure, vous pouvez augmenter ou diminuer le nombre d’heures en fonction de votre charge de travail.

3. Fixez-vous des objectifs SMART

Notre première astuce de productivité misait sur la passion. Vous pouvez nourrir votre passion en établissant des objectifs plus astucieux et moins nombreux dans l’ensemble.

Que sont les objectifs SMART? Il s’agit d’objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis. Se fixer des objectifs astucieux peut vous permettre de nourrir votre passion. Ensuite, éliminez les tâches qui ne correspondent pas à vos objectifs. Warren Buffett a une fameuse liste d’objectifs « à éviter à tout prix ». Il se fixe cinq objectifs à la fois, mais tout le reste fait partie de la liste « à éviter ».

Lorsque vous vous fixez seulement quelques objectifs stimulants, ils restent au sommet de vos préoccupations, donc vous serez plus portés à trouver une façon de les atteindre. Cela peut donner lieu à l’effet du volant. L’exemple d’une grande roue lourde au repos illustre bien qu’il peut être difficile de parvenir à la faire bouger au début. Cependant, en continuant de vous lancer dans la même poignée d’objectifs, vous aurez plus d’élan. Dès que la vitesse augmente, rien ne peut arrêter le volant.

4. Déléguez davantage

« Mon jour vient de mourir à petit feu. » Les petites choses, les dix mille choses du taoïsme, apparaissent toute la journée pour nous empêcher de travailler. C’est encore plus vrai lorsque vous travaillez de la maison, car vous êtes distraits par les corvées ménagères et les enfants, ainsi que par les courriels et les rappels d’affaires qui clignotent sur votre écran.

La délégation vous permet d’exercer vos compétences là où elles sont le plus utiles. Elle vous libère de la planification et de l’organisation, et elle permet aux employés de développer leur propre force d’efficacité. Elle vous permet de rester concentré sur vos objectifs. La délégation mène à un certain niveau de confiance et de communication tout en faisant briller les employés qui ont peut-être eu de la difficulté à sortir de votre ombre.

La délégation va au-delà de l’embauche d’un assistant à l’étape 2. Vous pouvez déléguer des responsabilités de niveau supérieur aux partenaires à l’extérieur de votre petite entreprise ou à vos employés. Commencez par expliquer la raison d’être de la tâche, obtenez un engagement et dites seulement « oui » aux tâches complémentaires dont vous pouvez vous défaire. Vous n’arrivez tout simplement pas à déléguer? Joignez-vous aux rangs, et inscrivez-vous à une formation sur la délégation de l’AMA.

5. Arrêtez le multitâche

« Je fais dix choses en même temps! » En fait, ce n’est probablement pas le cas. C’est pourquoi la concentration sur une seule tâche à la fois est sur notre liste d’astuces de productivité personnelle. En effectuant plusieurs tâches simultanément, vous êtes moins productif. En effet, le multitâche vient à l’encontre de l’établissement de quelques objectifs SMART et de la passion qui les anime. Il laisse votre passion s’échapper par de petits trous.

Pire encore, le multitâche surcharge votre fonction exécutive. Le mot « multitâche » a vu le jour dans les années 1960 lorsque les ingénieurs ont réalisé que les premiers ordinateurs pouvaient traiter plus d’une tâche par seconde. Bien que les ordinateurs modernes comme le

Nous n’avons qu’un « cœur » qui ne peut bien faire qu’une tâche à la fois. Changez pour une autre tâche, et vous aurez un peu d’entretien neuronal à faire. Ce changement prend du temps. Passez d’une tâche à l’autre plusieurs fois et bientôt votre cerveau consacrera plus d’énergie au changement qu’à l’accomplissement des tâches. Donc, pour accomplir plus de tâches, faites-en moins, mais restez concentré comme un laser.

6. Prenez des pauses pour refaire le plein d’énergie

Cette sensation de brouillard cérébral après des heures de travail sérieux sans pause ne se manifeste pas pour rien. La concentration continue épuise votre cerveau et mine votre productivité. Fait intéressant, quand une échéance se profile et que vous avez l’impression de ne pas avoir le temps de prendre de pause, et bien c’est exactement à ce moment que vous avez besoin d’en prendre une. Les pauses vous permettent de penser plus clairement, de devenir plus efficace et même d’améliorer votre travail en équipe. Cependant, les pauses ne se valent pas toutes.

  • Une pause pour faire de l’exercice comme une marche ou une course, ou même dix minutes de callisthénies ou d’exercices avec une bande de résistance peuvent accroître votre efficacité. Vous lever de votre chaise de bureau peut déclencher la production de
  • Une sieste de 20 minutes au milieu de la journée peut reposer votre cerveau et vous permettre de vous concentrer sur vos tâches les plus importantes.
  • Une pause de méditation de 20 minutes peut stimuler votre cortex préfrontal. C’est la partie de votre cerveau qui vous aide à prendre des décisions, à vous concentrer, à planifier et à vous discipliner. En bref, c’est votre moteur de productivité.

Pour éviter la procrastination, essayez de méditer, de vous reposer ou de faire de l’exercice pour améliorer votre capacité à élaborer des stratégies et à rester concentré.

7. Travaillez en séances éclair

En plus de la prise de pauses régulières, les courtes périodes de travail sont d’excellentes mesures de productivité pour les propriétaires de petites entreprises. On ne sait pas encore à quel point ces séances doivent être courtes, mais la plupart des experts disent travailler en blocs de 2 heures, de 90 minutes ou même de 25 minutes.

Bien que les recherches démontrent que la capacité de concentration est davantage liée à notre intérêt en la tâche en cours qu’à une période donnée, beaucoup d’entre nous sont facilement distraits par des appareils électroniques, des notifications et d’autres intrusions. Pour éviter ce problème, déterminez une période ininterrompue, puis engagez-vous à rester concentré durant ce bloc de temps, en sachant que vous aurez éventuellement une pause pour prendre une collation, vérifier vos courriels ou faire un appel téléphonique.

Faites-en l’essai : travaillez 25 minutes et prenez une pause de 5 minutes. Puis, après quatre cycles, prenez une pause de 15 minutes. De bonnes applications pour vous aider à vous concentrer sont à votre disposition, mais assurez-vous de désactiver vos notifications.

8. Utilisez les calendriers et les listes de façon stratégique

Qu’est-ce qui est mieux, une liste de tâches à accomplir ou un calendrier? Kevin Kruse, maître à penser en gestion du temps, et sa foule de milliardaires et d’athlètes olympiques penchent du côté des calendriers. Ses recherches approfondies montrent que nous faisons ce que nous mettons à notre horaire, tandis que nos listes de choses à faire causent du stress à mesure qu’elles s’allongent. C’est pourquoi l’une de ses meilleures astuces d’entreprise est de laisser tomber les listes.

Mais d’autres experts affirment qu’il est juste d’avoir des listes et des calendriers.

  • Commencez par vos objectifs SMART.
  • Divisez-les en actions concrètes.
  • Mettez-les dans votre calendrier.
  • Au début de chaque semaine, dressez une liste de ce que vous aimeriez faire chaque jour.
  • Chaque matin, dressez une liste pour la journée.
  • Gardez une liste des petites tâches sur lesquelles vous travaillez en ce moment.

Luttez pour garder hors de la liste les tâches qui ne tiennent pas compte de votre calendrier et de vos objectifs.

9. Faites le suivi de votre temps

Comment s’écoule votre temps? Le savez-vous? On peut présumer que la gestion du temps consiste à faire les choses plus efficacement. Selon Peter F. Drucker, maître à penser en gestion, le véritable RCI provient de l’apprentissage de ce que vous faites de votre temps. Environ 70 % des gens ne font pas le suivi de leur temps, mais c’est la meilleure façon de voir si vous l’utilisez à bon escient.

Le but n’est pas de vous culpabiliser, mais d’utiliser la puissance du concept selon lequel « ce qui est mesuré est amélioré ». Prenez l’habitude de faire le suivi de votre temps et vous serez naturellement attirés vers des activités à valeur ajoutée. Si vous ne savez pas par où commencer, essayez de noter votre emploi du temps au moyen d’une simple feuille de calcul que vous mettez à jour toutes les heures ou d’une application conçue à cet effet.

10. Utilisez des applications

Les applications de gestion du temps fonctionnent tout simplement.

  • Utilisez Trello pour améliorer la productivité des petites entreprises en gardant les petites équipes sur la bonne voie.
  • Envisagez d’utiliser Jira pour les plus grandes équipes.
  • Slack permet de gagner beaucoup de temps en courriels, vous permettant de gérer plusieurs équipes sans vous demander où le fil original a été envoyé.
  • Certains gestionnaires ne jurent que par les applications pratiquant la technique Pomodoro.

De plus, des plateformes comme Google Drive peuvent vous rendre plus productif, et vous pouvez augmenter leur force avec de simples astuces de productivité au bureau. Par exemple, utilisez les dossiers de favoris de Google Chrome ou d’autres navigateurs pour regrouper les sites et les pages que vous visitez souvent. Faites ensuite un clic droit sur l’icône du dossier dans la barre de navigation pour ouvrir le groupe en entier.

Pour connaître d’autres applications qui vous font gagner du temps, consultez notre article sur les meilleures applications de productivité en ligne.

Récapitulatif

Cette liste des meilleures astuces de productivité pour les petites entreprises offre des stratégies pour mieux utiliser votre plus précieuse ressource : le temps. Nourrissez votre passion, embauchez un assistant virtuel et fixez-vous un moins grand nombre d’objectifs tout en ayant moins de distraction.

Travaillez durant de courtes périodes avec des pauses stratégiques qui améliorent votre état d’esprit et faites le suivi de votre temps pour tirer profit de la puissance des indicateurs de rendement simples. Vous vous demanderez bientôt comment vous avez bien pu travailler avant de connaître ces astuces.

À propos de l’auteur : Tom Gerencer est collaborateur pour HP® Tech@Work. Tom est un journaliste membre de l’ASJA, un expert en carrière à Zety.com et un collaborateur régulier pour les magazines Boys’ Life et Scouting. Ses articles figurent dans Costco Connection, Fast Company et bien d’autres magazines.

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